Politique de confidentialité relative aux salariés

Responsable de traitement

La société qui vous emploie, la société HellermannTyton S.A.S sis 2 rue des hêtres 78190 TRAPPES, (ci-après : « HellermannTyton » ou « nous ») est, en vertu des lois et dispositions applicables en matière de protection des données, le responsable du traitement des données personnelles que nous collectons auprès de vous. Le responsable de traitement décide de la finalité et des moyens alloués au traitement de vos données personnelles.

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire dans le cadre de votre emploi auprès de HellermannTyton.
Pour toute demande relative à vos données personnelles, veuillez contacter notre responsable de la protection des données :

Cloé SPIETTE
Tel standard : (+33) 01 30 13 80 00
HellermannTyton S.A.S. 2 rue des hêtres – 78190 Trappes - France
E-mail : cspiette@hellermanntyton.fr

Catégories de données personnelles concernées

La liste ci-dessous présente les catégories de données personnelles susceptibles d’être traitées. Veuillez noter que toutes les données personnelles figurant dans la liste suivante seront obligatoirement traitées. Les exemples donnés dans les différentes catégories ne sont pas exhaustifs.

Données personnelles, par exemple : date de naissance, numéro de sécurité sociale, genre, nationalité, état civil, photo
Données relatives à la société, par exemple : nombre de membres du personnel, description de poste, poste, lieu de travail, unité d’entreprise, service, supérieur hiérarchique, salariés placés sous les ordres directs
Coordonnées, par exemple : adresse privée, adresse e-mail, numéro de téléphone
Données sur le salaire et données sur les cotisations de l’employeur, par exemple : salaire, réexamens des salaires, déductions fiscales, informations relatives à la pension de retraite, coordonnées bancaires
Données sur la gestion des ressources humaines, par exemple : contrat de travail et autres accords, informations de candidature ou autres formulaires, par exemple en lien avec un congé parental, informations sur la date de début et fin du contrat de travail
Données temporelles, par exemple : horaires de travail, nombre d’heures travaillées, vacances, accords de congés (congé parental, congé maladie, etc.)
Données de sécurité, par exemple : cartes d’accès, droits d’accès et utilisation des cartes et droits d’accès
Données de santé et de sécurité, par exemple : informations sur les congés maladie, accidents professionnels, plans de réadaptation, examens médicaux
Données de performances et d’évaluation, par exemple : évaluations, appréciations et archives des mesures disciplinaires, s’il y a lieu
Données de compétences, par exemple : dossiers d’activités de formation et d’apprentissage
Données de gestion des déplacements, par exemple : informations sur les déplacements professionnels, données de réservation, numéro de passeport, numéro de carte de crédit de la société, comptabilité et dépenses des frais de déplacement
Assistance et données d’assistance, par exemple : questions émanant de vous/votre superviseur/le service des ressources humaines en lien avec votre emploi, le matériel informatique ou l’assistance que vous avez reçue à ce sujet
Données informatiques, par exemple : identifiant utilisateur, mots de passe, données de connexion ainsi que données et protocoles relatifs à votre utilisation des services ou matériels informatiques de HellermannTyton conformément aux directives informatiques applicables

Certains aspects des données de santé et de sécurité sont considérés comme des « données sensibles » en vertu de la législation applicable en matière de protection des données et sont traités avec un soin particulier. Les données sensibles sont uniquement traitées en cas d’obligations légales, sur la base d’un contrat de travail et/ou d’une autorisation explicite.

Les données personnelles (nom et coordonnées) des personnes désignées comme contacts d’urgence peuvent également être traitées de façon limitée.

Fondement juridique

Fondement juridique
Nous sommes, entre autres, dans l’obligation légale de déclarer votre revenu au fisc.

Obligation contractuelle
Nous sommes tenus de traiter vos données personnelles, entre autres, afin de vous verser le salaire contractuel convenu.

Intérêt légitime
Notre intérêt légitime se fonde principalement sur l’exécution d’opérations commerciales normales, la protection des installations et matériels techniques, ainsi que la réalisation de contrôles internes. Afin de garantir que les données personnelles sont traitées suivant un intérêt légitime, nous évaluons chaque situation au cas par cas.

Dans certaines situations exceptionnelles et uniquement si aucun autre fondement juridique ne s’applique, nous vous demanderons votre consentement explicite pour le traitement de vos données personnelles. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, cela n’affectera aucunement le traitement légal effectué avec votre accord avant le retrait de votre consentement.

 

Finalités du traitement

Vos données personnelles, listées dans les exemples présentés à la section « Catégories de données personnelles concernées », seront traitées aux fins générales indiquées ci-après. Les exemples donnés dans les différentes finalités ne sont pas exhaustifs.

Administration

  • Pour permettre votre enregistrement dans les systèmes de HellermannTyton et la gestion générale de votre emploi au sein de notre société
  • Pour permettre l’utilisation adéquate de licences
  • Pour permettre la tenue à jour d’un organigramme et des dossiers de salariés, y compris la production de rapports internes et de statistiques
  • Pour permettre le paiement des salaires, pensions de retraite et autres cotisations de l’employeur à votre égard, de même que les réexamens de salaire, y compris la production de rapports internes et de statistiques
  • Pour permettre la traçabilité des projets

Comptes rendus et déclarations

  • Pour permettre tous comptes rendus et déclarations aux autorités suivant toute obligation légale, par exemple aux autorités fiscales
  • Pour permettre l’enregistrement des horaires de travail/périodes de congé à des fins de rémunération et de facturation

Exigences imposées par le droit du travail

  • Pour permettre le respect des obligations conformément aux accords de la société et au droit du travail

Sécurité de l’environnement de travail et sécurité des produits

  • Pour satisfaire à notre obligation de fournir un environnement de travail sécurisé (notamment par un contrôle d’accès et l’interdiction de tout accès non autorisé au site ou à l’équipement), ainsi qu’aux obligations supplémentaires relatives à l’environnement de travail en vertu de la législation sur la santé et la sécurité au travail ainsi que du droit du travail
  • Pour satisfaire aux obligations relatives à la sécurité et la qualité des produits

Perfectionnement du personnel

  • Permettre des activités relatives au perfectionnement/à l’amélioration des compétences et aux évaluations de performances
  • Permettre et recommander des activités d’apprentissage et de formation

Activités relatives au travail

  • Permettre l’exécution de tâches professionnelles, par exemple : rédaction d’e-mails, élaboration de documents, rapports, préparations, plans, etc.
  • Permettre des déplacements professionnels
  • Permettre de répondre à des questions émanant de vous/votre superviseur/le service des ressources humaines en lien avec votre emploi, le matériel informatique ou l’assistance dont vous avez besoin pour être en mesure de remplir vos attributions professionnelles
  • Permettre la réalisation d’inspections suivant les directives applicables de HellermannTyton, notamment le code de déontologie et les directives informatiques, afin de garantir que lesdites directives sont respectées et d’enquêter sur toutes allégations d’activités prohibées

 

Source des données personnelles

Nous recevons vos données personnelles principalement auprès de vous, votre supérieur ou les tiers que vous nous avez recommandés dans le but d’obtenir des données personnelles. Certaines données personnelles peuvent être générées automatiquement par le système informatique de HellermannTyton ou les systèmes afférents, par exemple lors de la création de votre identifiant utilisateur.

Transfert de données à des tiers

Si le traitement des données personnelles l’impose, nous transférons vos données personnelles à d’autres sociétés au sein du groupe d’entreprises ou à des sites externes. Cela comprend des sociétés hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Bien entendu, nous nous assurons que les destinataires du traitement de données offrent une garantie suffisante que les données seront utilisées de façon légale et sécurisée et qu’ils sont soumis à l’obligation contractuelle de respecter la réglementation légale.

De plus, nous nous réservons le droit de transférer des données personnelles à des tiers si nous y sommes contraints par la loi, l’arrêt d’un tribunal compétent ou la décision d’une autorité publique compétente ou bien si des actes ou omissions de votre fait nous obligent à protéger ou faire valoir nos droits, biens ou actifs devant des autorités publiques compétentes.

Période de conservation

Vos données personnelles seront normalement conservées pendant la durée de votre contrat de travail. Après résiliation de votre contrat de travail, nous conserverons uniquement les données personnelles jugées nécessaires pour satisfaire aux finalités pour lesquelles elles ont été obtenues ou jusqu’à ce que cette finalité ait été satisfaite et, en cas d’une conservation plus longue, uniquement tant que cela est nécessaire pour satisfaire aux obligations relatives à des questions de nature réglementaire ou fiscale, aux obligations de cotisations de l’employeur ou à des exigences réglementaires en cas de litige ou demande introduite, en cours ou prévue.

Vos droits en tant que personne concernée

Droit d’accès (Art. 15 du RGPD) : Vous pouvez, à tout moment, nous demander si nous traitons vos données personnelles, quelles données nous utilisons, ainsi que des renseignements sur les finalités du traitement, la source des données, les destinataires auxquels les données sont transmises, s’il y a lieu, et la durée pendant laquelle nous conservons lesdites données.
Droit de rectification (Art. 16 du RGPD) : Si vous constatez que des données personnelles vous concernant sont incorrectes, vous pouvez exiger qu’elles soient rectifiées à tout moment. Lorsque les données en notre possession sont incomplètes, vous pouvez également demander à ce qu’elles soient complétées.
Droit d’effacement (Art. 17 du RGPD) : Si, selon vous, l’utilisation de vos données personnelles n’est plus nécessaire, s’appuie sur un fondement juridique insuffisant ou est, pour toute autre raison, illicite, vous pouvez exiger l’effacement de ces données.
Droit à la limitation du traitement (Art 18 du RGPD) : Au lieu de l’effacement des données, vous pouvez également demander à ce que le traitement de vos données soit limité s’il est illicite. Plus particulièrement, vous êtes en droit d’exiger une limitation du traitement lorsque vous contestez l’exactitude des données ou que vous vous êtes opposé(e) à leur utilisation.
Droit à la portabilité des données (Art. 20 du RGPD) : En ce qui concerne les données personnelles que vous avez vous-même communiquées et qui sont utilisées sur la base d’un contrat ou de votre consentement, vous pouvez demander à ce que ces données vous soient transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous êtes également en droit d’exiger que ces données soient transférées directement à un autre responsable du traitement.
Droit d’opposition (Art 21 du RGPD) : Lorsque des raisons relevant de votre situation particulière rendent l’utilisation de vos données personnelles illicite du fait d’un alignement des intérêts, vous avez le droit de vous opposer à une telle utilisation des données. Si vos données personnelles sont utilisées à des fins de prospection commerciale, vous disposez, en tout état de cause, d’un droit d’opposition.
Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (Art. 77 du RGPD) : Si, selon vous, vos droits relatifs au traitement des données personnelles vous concernant ont été violés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. En effet, vous pouvez contacter l’autorité de contrôle responsable de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation aurait été commise.

Pour nous envoyer une question relative à vos données, veuillez renseigner le formulaire de demande.

Veuillez envoyer le formulaire complété par la poste ou par courrier électronique à notre responsable de la protection des données :

Cloé SPIETTE
Tel standard : (+33) 01 30 13 80 00
HellermannTyton S.A.S. 2 rue des hêtres – 78190 Trappes - France
E-mail : cspiette@hellermanntyton.fr

N’oubliez pas de joindre des pièces permettant de vérifier votre identité.

 


Update: 16/02/2019 © HellermannTyton 2019
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